便利にするはずの道具が、なぜ増えて複雑になるのか • one more think

業務を楽にするために入れたはずの道具が増えすぎて、かえって現場を複雑にしてしまう。その悪循環はなぜ断ち切れないのかという話。

中小企業のデジタル化を手伝っていると、非常によく見かける光景があります。

業務効率化のために導入したはずのシステムや道具が、いつの間にか増えすぎてしまい、かえって現場を混乱させているという状況です。

良かれと思って入れたものが、機能が重複していたり、自社の規模に対して高機能すぎたりする。しかもその状態が、すでにできあがっている。

「もったいない」の壁

私たちが入って、道具が重複していることを把握し、「整理しましょう」と提案しても、実際にはなかなか実行に移せません。そこには、いくつかの大きな壁があります。

最大の理由は、「すでにお金を払っている」という心理です。

今すぐ解約しても、支払った費用が戻ってくるわけではありません。「契約期間が残っているなら、使い続けたほうが得だ」と考えて、見直しを先延ばしにしてしまう。

そして多くの企業が「次の更新のタイミングで考えよう」と判断します。でも、更新時期が迫ってから検討を始めても、実は手遅れなんですよね。

なぜなら、業務はその道具を使うことを前提に回っているから。道具を変える、あるいは減らすということは、「業務のやり方そのもの」を変えるということです。短期間で業務の流れを変更するのは、現場にとって大きな負担で、まず無理。

結果として、「準備が間に合わないから、とりあえずあと1年更新しよう」という判断が繰り返されて、5年も同じような道具にお金を払い続ける。この負のループに、けっこうな数の会社がはまっています。

機能やコストとは別の次元で、「昔からお世話になっているベンダー（システムやサービスを販売する会社）さんだから」という理由で契約を続けているケースも、非常に多いです。

「社長の知り合いだから」「以前、無理を聞いてもらったから」といった人間関係が絡むと、合理的な判断ができなくなる。

こうなると、私たちのような外部の人間が「こちらのほうが安くて高機能ですよ」「これとこれは重複しているので整理しましょう」と客観的な提案をしても、「わかっているけど変えられない」と断られてしまう。手出しができなくなるんですよね。

では、なぜ最初から全体を見た選び方ができないのか。ここにもいくつか要因があります。

ひとつは、ベンダーへの依存です。ベンダーも商売ですから、新しい道具の導入を提案します。ときには、お客さんがすでに持っている道具で解決できる課題に対しても、担当者が把握しきれずに新しい商品を勧めてしまうことがある。

ふたつめは、「今のやり方」への固執です。複数の道具を比較したとき、機能が同じでも「今の操作感に近いもの」「現場が慣れているもの」を選びがち。部分的な使いやすさだけで判断して、会社全体の構成を無視して導入してしまう。

そして三つめが、「新しいもの好き」の暴走。社内にデジタルに詳しい担当者がいるのは良いことですが、その人が全体を俯瞰（ふかん。高いところから見渡すこと）できず、「新しい技術を試したい」という個人の興味だけで導入してしまうと、社内の仕組みはどんどん複雑になっていきます。

これ、耳が痛い人もいるんじゃないでしょうか。実は私にも心当たりがあります（笑）。

このジレンマを解消するには、経営者による決断が要ります。

たとえお金が戻ってこなくても、「次の更新に向けて今から整理を始める」と決めること。そして、現場が抱く変化への抵抗感を理解して、丁寧に合意を取りながら進めていくこと。

「便利にするための道具の導入」が、「道具を使うための業務」になってしまっては本末転倒です。

社内に「全体を俯瞰して、本当に必要なものかどうかを判断できる人」を置いて、部分ではなく全体で考える。地味ですが、そこからしか抜け出せないのではないかなと思っています。